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Libro Unico del Lavoro

Ultimo aggiornamento: 29/05/2009

ISTITUZIONE DEL LIBRO UNICO

Dal 1 gennaio 2009 il Libro Unico del Lavoro ha sostituito il Libro Matricola, abolito dal 18 agosto 2008, e il Libro Paga, abolito dal 31 dicembre 2009.
Questi ultimi due Libri debbono comunque essere conservati per i 5 anni successivi alla data dell’ultima registrazione.

DATORI DI LAVORO TENUTI AL LIBRO UNICO

Debbono essere in possesso del Libro Unico tutti i datori di lavoro, escludendo tuttavia:
  • i datori di lavoro domestico;
  • le società cooperative e altri tipi di società che si avvalgono esclusivamente delle prestazioni dei soci in quanto tali, senza quindi instaurare con loro rapporti di lavoro dipendente o di collaborazione coordinata e continuativa;
  • le imprese familiari che si avvalgono esclusivamente delle prestazioni del coniuge, dei figli o degli altri parenti ed affini in quanto tali, senza quindi instaurare con loro rapporti di lavoro dipendente o di collaborazione coordinata e continuativa;
  • i titolari di aziende individuali artigiane che si avvalgono esclusivamente del lavoro di familiari coadiuvanti;
  • le aziende commerciali che si avvalgono esclusivamente delle prestazioni del titolare e dei soci in quanto tali, senza quindi instaurare con loro rapporti di lavoro dipendente o di collaborazione coordinata e continuativa;
  • le pubbliche amministrazioni che provvedono alle registrazioni tramite documenti elaborati individualmente per ciascun dipendente pubblico.
  •  

LAVORATORI DA REGISTRARE NEL LIBRO UNICO

Vanno registrati nel Libro Unico:
  • i lavoratori dipendenti, anche se occupati presso sedi situate all’estero e anche se distaccati;
  • i collaboratori coordinati e continuativi, con o senza progetto e anche se occasionali;
  • gli associati in partecipazione con apporto di lavoro, anche se misto al capitale;
  • i lavoratori a domicilio.
Non vanno tuttavia registrati nel Libro Unico i collaboratori coordinati e continuativi se remunerati a fronte di emissione di parcella o comunque con un compenso di natura professionale o di lavoro autonomo.
Sono esclusi dall’obbligo di registrazione nel Libro Unico: 
  • gli stagisti o tirocinanti;
  • i collaboratori e coadiuvanti delle imprese familiari;
  • i coadiuvanti delle imprese commerciali;
  • i soci che operano in imprese in forma societaria senza esserne dipendenti o avere un rapporto di collaborazione coordinata e continuativa.
  •  

COMPOSIZIONE DEL LIBRO UNICO

Il Libro Unico si compone di due parti:

  1. il dettaglio della retribuzione, una copia del quale, costituendo il “prospetto di paga” deve essere consegnato mensilmente ai lavoratori;
  2. il calendario delle presenze, per il quale non vige l’obbligo di consegna in copia ai lavoratori, salvo diversa disposizione del Contratto Collettivo applicato.
  3.  

PARTE RETRIBUTIVA DEL LIBRO UNICO

Oltre al cognome e al nome e al codice fiscale e, se dipendente, alla qualifica, alla retribuzione base e al livello, vanno indicati nel Libro Unico:
  • le date di inizio e fine rapporto;
  • qualsiasi dazione in denaro o natura corrisposta o gestita dal datore di lavoro;
  • le trattenute a qualsiasi titolo operate;
  • le detrazioni fiscali;
  • gli assegni per nucleo familiare;
  • le prestazioni ricevuta da enti e istituti previdenziali.
Inoltre vanno evidenziati:
  • i premi erogati e le somme a titolo di lavoro straordinario;
  • i rimborsi spese corrisposti, salvo quelli riconducibili a fatture o altri documenti intestati direttamente all’azienda.
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PRESENZE NEL LIBRO UNICO

La parte relativa alle presenze deve riportare, per ogni dipendente, il numero di ore lavorate quotidianamente, con l’indicazione delle ore straordinarie, delle eventuali assenze e delle ferie e permessi fruiti.
Per il personale direttivo, non soggetto a limiti di orario, e per i lavoratori con orari difficilmente rilevabili, come ad esempio i viaggiatori, è possibile indicare la lettera “P” in luogo del numero di ore lavorate, evidenziando comunque con apposite causali i giorni di assenza.
Per i collaboratori coordinati e continuativi e degli associati in partecipazione non vanno registrate le presenze, ma solamente le assenze che abbiano conseguenze in materia previdenziale.

LAVORATORI CON COMPENSI NON CONTINUATIVI

I dati dei lavoratori con compensi plurimensili, come ad esempio amministratori di società, o con prestazioni non continuative, come ad esempio i dipendenti con lavoro intermittente, debbono essere registrati nel libro unico, oltre che nei mesi di erogazione compensi o di prestazione lavorativa, anche all’atto dell’inizio e del termine del rapporto.
Rispondendo all'interpello n. 27 del 06/07/2010, il Ministero del Lavoro ha precisato che  i rimborsi spese spettanti agli amministratori di società debbono essere registati nel Libro Unico nel mese in cui vengono erogati, anche in assenza di un compenso.
Questo ovviamente semprechè gli amministratori non agiscano come liberi professionisti. 

LAVORATORI DISTACCATI O SOMMINISTRATI

Anche i dati dei lavoratori ospitati dall’azienda in quanto distaccati da altre aziende o inviati da società autorizzate alla somministrazione debbono essere registrati nel Libro Unico.
Tuttavia in questo caso la mancata registrazione non dà luogo all’applicazione di sanzioni.

MODALITA' DI COMPILAZIONE

Il Libro Unico, anche per la parte relativa alle sole presenze, non può essere compilato manualmente ma esclusivamente:
  • con stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo;
  • con stampa laser;
  • su supporti magnetici o ad elaborazione automatica dei dati.
In ogni caso occorre una autorizzazione da parte dell’INAIL, nonché la vidimazione e la numerazione progressiva della modulistica usata, preventivamente o in fase di stampa.

TERMINI DI COMPILAZIONE

In base alla circolare del Ministero del Lavoro n. 20 del 2008, la parte del Libro Unico relativa alle presenze deve essere compilata entro il giorno 16 del mese successivo a quello interessato, mentre per la parte retributiva è consentito, al fine di permettere il pagamento degli emolumenti entro la fine del mese, di rinviare il calcolo della parte variabile di tale mese (straordinari, indennità per malattia, maternità, ferie ecc.) al mese successivo.

LUOGO DI CONSERVAZIONE DEL LIBRO UNICO

Il Libro Unico deve essere conservato presso la sede legale del datore di lavoro o, in alternativa, presso lo studio del consulente del lavoro o di uno degli altri soggetti previsti dall’articolo 5 della Legge 12/1979.
In caso di gruppi di impresa è possibile affidate la conservazione del Libro Unico alla società capogruppo.
L’affidamento della conservazione del Libro Unico ad uno dei soggetti sopra indicati diversi dal datore di lavoro deve essere comunque da costui segnalato alla Direzione Provinciale del Lavoro territorialmente competente.

CONSERVAZIONE SU SUPPORTO MAGNETICO

L’allegato alla nota del Ministero del Lavoro del 05/12/2008 stabilisce che la conservazione del Libro Unico del Lavoro su supporto magnetico, da parte del datore di lavoro o del consulente delegato, può avvenire solo con l’apposizione mensile di una marca temporale, che identifichi la data certa dell’elaborazione e impedisca l’inserimento di modifiche.
E’ comunque obbligatoria una comunicazione preventiva alla Direzione provinciale del lavoro competente per territorio con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema utilizzato.

COMUNICAZIONE DI DELEGA ALLA D.P.L.

E’ previsto l’obbligo di comunicazione alla Direzione Provinciale del Lavoro, da parte dell’azienda, del professionista eventualmente incaricato della conservazione del Libro Unico del Lavoro.
Inizialmente tale comunicazione era prevista tramite raccomandata, ma poi è stata ammessa come effettuabile, tramite procedura telematica attraverso il sito INAIL, dal professionista, una volta ricevuta la delega dal cliente.
Lo conferma la nota del Ministero del Lavoro del 30/01/2009.

PRESENZE DEI LAVORATORI SENZA ORARIO DEFINITO

Rispondendo all’interpello n. 63/2009, il Ministero del Lavoro ha precisato che, nel Libro Unico del Lavoro, la presenza giornaliera dei lavoratori non soggetti a vincoli d’orario, perché incaricati di mansioni direttive, o per i quali è impossibile quantificare con esattezza le ore lavorate, come ad esempio gli autotrasportatori, può essere indicata con la lettera “P” in luogo del numero delle ore di prestazione lavorativa.    

VADEMECUM DEL MINISTERO DEL LAVORO

Il Ministero del Lavoro ha redatto e pubblicato un vademecum che riassume le modalità di tenuta e conservazione del Libro Unico del Lavoro.